O tema da automação de atividades é frequentemente citado como uma das principais saídas para empresas atingirem uma maior eficiência na execução das suas atividades. Nesse contexto, a tecnologia é peça fundamental para se atingir uma maior produtividade e consequentemente torar os negócios cada vez mais competitivos.
O RPA ou Robotic Process Automation é um software que busca automatizar atividades do cotidiano por meio a utilização de robôs para automação de tarefas repetitivas como:
Preenchimento de planilhas.
Transferência de arquivos entre pastas.
Leitura, interpretação e processamento de arquivos.
Envio de e-mails.
De modo geral, qualquer tarefa repetitiva que é realizada por um ser humano interagindo com um computador pode ser realizada por um robô utilizando RPA. O objetivo principal desse tipo de ferramenta é permitir que as pessoas foquem apenas nas atividades que demandam análise de fato.
Ferramentas para Desenvolver um RPA
Atualmente o mercado de ferramentas para implementação de RPAs é bastante amplo. Temos desde ferramentas super harcode baseadas em Python que te deixam "com a faca e o queijo na mão" para fazer o que for necessário com a máquina, até ferramentas low code / no code que permitem que, mesmo usuários muito iniciantes ou sem nenhum conhecimento prévio dessas tecnologias, consigam desenvolver suas primeiras automações.
No quadro abaixo podemos verificar as principais delas:
RPA x Integração entre Sistemas
Com certa frequência colocam as ferramentas de RPA como alternativas para substituir a integração de sistemas. Tecnicamente falando, com RPA conseguimos quase sempre atingir o mesmo objetivo que conseguimos com uma integração entre sistemas.
Apesar disso, não necessariamente é uma boa ideia assumir isso como uma verdade universal. Existem casos e casos que resumimos no quadro abaixo com os prós de cada uma das alternativas:
De modo geral podemos assumir que são duas tecnologias complementares. Uma não elimina a necessidade da outra.
Iniciando uma Jornada de Automação com RPA
Alguns pontos de atenção são importantes de serem levados em consideração quando estamos iniciando a implantação de RPA. Ignorar esses pontos pode levar a uma demora muito grande na geração do retorno esperado, resistência para implementação ou até mesmo a não sustentabilidade desse ecossistema e posterior abandono dessa tecnologia.
1 - Quais processos automatizar?
Para um processo poder ser automatizado com RPA, precisamos que ele já seja bem amadurecido dentro da organização. Ou seja, que esse processo seja de conhecimento de todos os envolvidos e, principalmente, exista um consenso geral a respeito de seu funcionamento ideal.
Além disso, especialmente no início desse projeto de automação com RPA, é interessante optar pela automação de processos não muito complexos, isso vai permitir que uma mesma equipe de automação consiga sustentar uma maior quantidade de robôs gerando ganhos em diferentes áreas da organização e, por consequência, disseminar mais rapidamente essa cultura.
2 - Como vender os ganhos gerados?
Projetos de automação de modo geral nascem com grandes perspectivas de ganhos para as organizações. Junto disso, demandam um certo investimento inicial. Para garantir uma sustentabilidade desse investimento, é importante que de tempos em tempos (mensalmente de preferência) sejam feitas reuniões com a gestão responsável para reportar o status atual desse projeto.
Nessas reuniões, é importate apresentar os ganhos gerados com números. Quanto tempo foi economizado na área X da empresa após automação da rotina Y? Essa é a pergunta chave para se responder durante essa reunião.
3 - Como ter governança desse ecossistema?
Ter a governança do ecossistema pode ser resumido em: ter ciência do que pode ser automatizado, do que já foi automatizado e conseguir monitorar as automações já realizadas.
Para isso, temos aqui uma palavra chave: CENTRALIZAÇÃO.
Primeiramente, centralização da entrada dessas demandas. Disponibilizar a nível de organização um meio para que todos que identificarem uma oportunidade de automação o possam fazer em um mesmo lugar (uma alternativa simples para essa centralização pode ser o Google Forms por exemplo).
Segundamente, centralização da implementação dessas automações. É comum a ideia de que automação com RPA é algo simples e que pode ser feita por qualquer pessoa minimamente dotada de lógica básica. A realidade é que: automação de processos não ocorre somente através de RPA, diversas outras tecnologias podem ser envolvidas nesse processo. Desse modo, nada melhor que a centralização dessas demandas de implementação no setor de TI da empresa para que seja avaliado sempre o melhor caminho a ser adotado nesse contexto.
